Центр знаний

Склад и офис: отличия в автоматизации бизнес-процессов

Журнал «Склад и техника», №11, 2008 г.

Учетная система предприятия, в которой работают офисные сотрудники (менеджеры по продажам, бухгалтеры и т.д.), обеспечивает оперативный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности компании с требуемой степенью детализации. Система управления складом (WMS) позволяет вести аналитический учет товара в разрезе его мест хранения, планировать складские операции, управлять работой персонала склада и оборудования, получать развернутую отчетность по эффективности работы. Необходимость автоматизации с использованием WMS осознается в тот момент, когда предприятию становится недостаточно одного лишь оперативного учета — у него возникает потребность в управлении складским операциями и движением товара. Так что WMS появляется в компании обычно тогда, когда учетная система уже внедрена.

Чаще всего инициатором внедрения системы управления становится руководство предприятия, заинтересованное в минимизации издержек и в повышении эффективности работы складского хозяйства. Интересно, что в учетной системе обычно в первую очередь нуждаются сотрудники, непосредственно работающие с документами, — однажды они просто оказываются физически неспособны справиться со всем объемом информации самостоятельно.

В автоматизации складского хозяйства участвует сразу несколько подразделений компании, деятельность которых имеет то или иное отношение к происходящим на складе процессам: менеджеры по продажам, бухгалтерия, IT-подразделение, логисты и т.д. Соответственно, не только инициативу внедрения системы управления, но и дальнейшую координацию действий всех его участников должен взять на себя человек, занимающий одну из руководящих должностей, имеющий влияние на персонал.

Опыт внедрения учетных систем никогда не окажется лишним при внедрении системы управления складом. Однако ряд особенностей последней создает определенные сложности на разных этапах автоматизации склада и делает ее заметно более продолжительной.

Отличия в подготовке к автоматизации

Отличия начинаются уже на этапе подготовки к автоматизации. Известно, что для запуска любой информационной системы необходимо достаточно много разного рода исходных данных. В случае с учетной системой эта информация часто уже существует в готовом виде: товары, цены, скидки собраны в прайс-листах, статьи затрат и ставки налогов можно найти в официальных источниках и т.д. Возникающие обычно при подготовке этих данных сложности не идут ни в какое сравнение с проблемами предприятия при сборе данных для внедрения WMS системы. Труднее всего бывает собрать максимально полную информацию обо всем, что касается непосредственно хранящегося на складе товара. В первую очередь речь идет о правилах его размещения и обработки. Обычно на складе существует исторически сложившаяся логика зонирования склада и обработки товара. Если же руководство компании хочет оптимизировать процессы, то необходимо вложить время и ресурсы (свои или внешние) в реинжиниринг бизнес-процессов склада как отдельной функции или полноценный логистический проект по переоборудованию склада, включающий в себя расчет площадей, оборудования и персонала. Далее по степени сложности сбора данных идет информация о параметрах товара: его весогабаритных характеристиках, единицах хранения, данных по частоте обращения. Если планируется внедрение WMS с использованием устройств автоматической идентификации (сканеры штрихкодов, радиотерминалы сбора данных), понадобится подготовка базы штрихкодов, что также зачастую сопряжено с организационными проблемами.

Большинство из параметров товара никогда не используется в учетной системе и не хранится там. Эта информация далеко не всегда может быть получена и у производителя. Поэтому предприятию, решившему автоматизировать склад, следует подумать, готово ли оно к тому, чтобы самостоятельно провести измерение всего товара. Недостаток же данных о штрихкодах может даже заставить предприятие отказаться от идеи использования на складе устройств автоматической идентификации.

Для последующего эффективного функционирования WMS и склада в целом следует заранее сформулировать правила работы с товаром и организовать грамотную топологию. На складе, действующем без управления автоматизированной системой, все обычно «подстроено» под конкретных сотрудников, слишком многое зависит от «человеческого фактора»; об оптимизации товародвижения речи не идет. Если не уделить должного внимания правилам работы с товаром и топологии склада, даже при внедрении адресного хранения возможно возникновение ряда факторов, существенно усложняющих работу склада. Так, медленно оборачиваемый товар может занять более удобное для отбора место, подходящее для быстро оборачиваемого товара; товар может разместиться «островками» по всему складу и при отборе заказа персонал будет вынужден «метаться» по всей территории; большая партия товара, закупленная под сезон, «забьет» склад и не даст равномерно разместиться другому товару, в то время как излишки могли быть размещены в специально определенном месте и т.п. Не стоит, конечно, недооценивать личный профессионализм тех руководителей склада, которые могут избежать перечисленных проблем и оптимально организовать работу склада без применения WMS. Однако это возможно только при значительном штате кладовщиков либо при их большом опыте и, как следствие, опасно высокой ценности для компании, что также является «узким» местом склада.

Формирование необходимых данных выполняется либо в рамках отдельного логистического проекта оптимизации работы склада, либо как «нулевая» стадия общего проекта автоматизации. Если же правила будут формироваться в ходе основного проекта, то степень риска возникновения организационных и программных сложностей освоения системы управления складом возрастает в геометрической прогрессии. 

Отличия в процессах внедрения

Для успешного внедрения WMS недостаточно просто установить программу, настроить и, внеся в справочники с большим трудом собранные исходные данные, запустить систему в эксплуатацию. Здесь существуют определенные организационные мероприятия, не характерные для учетных систем, реализующиеся совместными усилиями Заказчика и Исполнителя проекта автоматизации. Обязательная тесная совместная работа двух сторон-участников проекта также может быть названа отличием внедрения WMS от внедрения учетной офисной системы.

Большой объем подготовительных работ необходимо выполнить непосредственно на складе. Помимо общих для всех ИТ-внедрений мероприятий по прокладке сети и подготовке рабочих мест, здесь еще необходимо произвести маркировку склада этикетками с указанием адресов мест хранения. Эта задача может занять от нескольких часов до нескольких дней.

Для проекта автоматизации склада также имеет значение время, затрачиваемое на заказ, поставку и подключение специализированного оборудования. Это могут быть как распространенные терминалы сбора данных, так и более редкие варианты оборудования, такого как электронные весы, упаковочные станции, измерительные устройства, конвейеры и др. специализированное оборудование.

Когда же все готово, то заказчик и исполнитель приступают к совместному запуску системы по  методу «частичных инвентаризаций». Система запускается в работу не сразу по всему складу, а по частям: территориально или по товару. При этом существенно снижается интенсивность нагрузки на склад, что позволяет идентифицировать и отладить все возникающие несоответствия, как в организации работы склада, так и в настройке системы.

Обучение будущих пользователей системы также является этапом проекта автоматизации. В случае со складом часто обучать приходится персонал, не всегда готовый к работе с программным продуктом: операторы склада редко бывают с высшим образованием, опытом работы с компьютером и знанием предметной сферы. Для сравнения вспомним о том, что с автоматизированными учетными системами в офисе обычно имеют дело более квалифицированные и подготовленные сотрудники (бухгалтеры, менеджеры, управленцы). Так что обучение работе с WMS во многих случаях оказывается продолжительней и требует больших усилий, чем обучение работе с учетной системой. Но независимо от качества подбора операторов при внедрении и дальнейшей работе системы управления складом на предприятии должна существовать служба ее поддержки из числа сотрудников ИТ-подразделения. Это правило универсально для любой информационной системы.

Отдельного внимания заслуживают будущие непосредственные исполнители заданий, выданных с участием WMS, — кладовщики. Главное здесь — научить кладовщиков «слушаться» систему в целом, на первых этапах критически подходя к заданиям, которые кажутся им нелогичными или не оптимальными. Такое несоответствие мнения кладовщика и «мнения» системы часто помогает выявлению ошибок в работе WMS на первых этапах.    Перед запуском системы в работу нужно провести предварительные совещания, разъяснить суть системы, ее задачу, ее пользу, предупредить о трудностях первого времени. Важно сообщить о месте кладовщиков в проекте, о необходимости лояльного отношения к системе и выполнения ее заданий. Следует попросить высказывать замечания и предложения по работе WMS, по устройству адресного хранения, по сформированным системой заданиям. Несмотря на то, что внедрение системы управления значительно снижает зависимость качества и скорости работы склада от персонала, следить за сотрудниками склада и контролировать их действия в ходе эксплуатации WMS все равно придется, т.к. для большинства людей свойственно противиться новому и есть риск саботажа.

Автоматизированный офис, автоматизированный склад: отличия в работе с системами

В случае с системой управления складом нельзя «потренироваться» с реальными данными, поскольку это сопряжено с большими организационными трудностями и затратами, на которые может пойти не каждое предприятие. Следует помнить, что за каждым документом в WMS стоит физическое движение товара из одной точки в другую. Неправильно обработан документ — неверно совершены действия с товаром, а, значит, для устранения ошибки придется точно так же физически перемещать товар в исходную точку.

В системе управления складом очень важны и абсолютные значения каждого параметра. Если в учетной системе изменится ставка налога, то логика работы системы не изменится, а изменится результат, и при обнаружении ошибки все можно «переиграть». Но если в складской системе изменить значение какого-либо параметра, к примеру, отбора заказов, то товары и сотрудники начнут свое движение совсем по иным траекториям, будет затрачено иное количество усилий и времени.

Следует помнить, что каждый шаг на складе и в складской системе является отправной точкой для всех последующих действий. Например, если оператор оформил процедуру размещения, то, как только он нажал кнопку «ОК», весь этот товар очень быстро оказывается в заданиях на отбор и переделка размещения уже невозможна. Если при выполнении или оформлении размещения была допущена ошибка, то она, конечно, проявит себя в отборе, но исправлять ее будут уже также в реальном времени — инвентаризацией проблемных мест хранения. В учетной же системе совершенно неважно, какую именно единицу товара и откуда мы отгружаем, поэтому там обычно с легкостью можно переделать пакет документов задним числом.

Автоматизация складских бизнес-процессов представляет собой комплексное мероприятие, в котором задействовано сразу несколько подразделений компании. Ему предшествует значительная подготовка и оно имеет множество отличий от автоматизации работы офисных сотрудников. Планируя внедрение автоматизированной системы управления складом, следует не только опираться на предшествовавший опыт внедрения учетных систем, но и со всей тщательностью отнестись к особенностям функционирования складского хозяйства и требованиям WMS.

Дарья Любовина, руководитель проектов AXELOT

Менеджеры AXELOT будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)961-26-09. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.

Наверх