Центр знаний

Технология внедрения: участие и ответственность сторон за происходящее на проекте

Журнал «Современный склад»

Проект автоматизации склада представляет собой длительный и сложный процесс, в котором обычно задействовано большое количество специалистов различного профиля, составляющих команду проекта. Это логисты, программисты, консультанты по внедрению систем автоматизации, руководители функциональные и линейные, работники склада и менеджеры по продажам. Все они прямо или косвенно становятся действующими лицами проекта. Иногда, если предприятие внедряет систему автоматизации самостоятельно, команду проекта составляют сотрудники одной организации. Если же в проекте принимает участие две компании и более, тогда встает вопрос разделения задач проекта и ответственности за их выполнение между несколькими организациями. Схема распределения ответственности сильно зависит от технологии проекта, выбранного для автоматизации данного склада в сложившихся условиях, от наличия специалистов различного профиля у организации-заказчика, от политики руководства в отношении услуг аутсорсинга.

Наибольшее влияние на распределение ответственности в процессе реализации проекта автоматизации накладывает именно проектная технология. В основе любого проекта всегда лежит жесткий «скелет», образуемый этапами и задачами автоматизации, которые распределяются между участниками проекта. В зависимости от целей автоматизации, от сроков внедрения, от имеющихся в распоряжении ресурсов этапы и задачи проекта могут быть в разной степени объемными, сложными и длительными, включать или не включать подзадачи. Укрупненно выделяется три типа проектов — базовый, стандартный и заказной, каждый из которых характеризуется своей степенью функциональности, сроками реализации и требованиями к ресурсам. Самый быстрый и экономный базовый вариант в наибольшей степени возлагает ответственность за проект на заказчика, так как значительное ограничение исполнителя по срокам и ресурсам физически не позволяет ему взять на себя ответственность за полный спектр задач по внедрению. Определенный объем работ делегируется специалистам автоматизируемого предприятия, чем достигается экономия средств и ускорение процесса внедрения. Стандартный проект наиболее гармонично сочетает в себе функциональность и затраты, и, как следствие, распределение задач между участниками обосновано технологией проекта, а не ресурсными ограничениями. В процессе реализации заказного проекта могут применяться разнообразные схемы взаимодействия между участниками проектных команд, которые определяются индивидуально под заказчика.

Рассмотрим наиболее характерный вариант стандартного проекта — какие этапы и задачи составляют проект, и как они распределяются по зонам ответственности участников автоматизации. Участниками автоматизации в нашем примере выступают компания-заказчик проекта и компания-исполнитель.

Этап и задачи

Зоны ответственности сторон

1.      Подготовительный этап:

1.1. Определение целей и задач проекта

1.2. Определение ресурсов и ограничений проекта: бюджет, сроки, функциональные границы, данные, возможности корпоративной системы

1.3. Назначение команды проекта

1.4. Составление план-графика проекта

Подготовительный этап подразумевает обычно довольно тесное взаимодействие всех сторон, потому что необходимо принять те основополагающие решения, которые обусловят весь ход проекта. Определение целей, ресурсов, ограничений, команды проекта — это задачи, которые должен решить заказчик самостоятельно. Однако исполнитель со своей стороны обязан предоставить всю необходимую информацию и, исходя из своего опыта, оказать консультации, которые должны помочь сделать заказчику правильный выбор. На практике это может иметь форму установочной встречи, переговоров, демонстрации, тренинга по продукту, коммерческого предложения.

Последний пункт (составление план-графика проекта) — это совместное творчество обеих сторон. Исполнитель на основании своего опыта ведения проекта и определенных ранее границ и условий автоматизации формирует план, которого после его совместного утверждения придерживаются все участники проекта. Качественное планирование работ — одна из основ успешной автоматизации.

2.      Логистическая оптимизация складского хозяйства: оптимизация топологии, бизнес-процессов, использования ресурсов:

2.1. Сбор информации

2.2. Анализ информации

2.3. Выработка и согласование оптимизационных мероприятий

2.4. Реализация оптимизационных мероприятий

2.5. Подготовка данных для автоматизации

Для того чтобы проект автоматизации достиг своих целей с наибольшим успехом и наименьшими потерями, складское хозяйство должно функционировать по стабильным и понятным схемам бизнес-процессов. На практике это не всегда так. Поэтому этапам автоматизации может предшествовать этап логистической оптимизации склада. От заказчика здесь требуется своевременно и полно предоставлять требуемые данные. На основании полученной и обработанной информации исполнитель разрабатывает рекомендации по оптимизации склада и определяет эффективность их внедрения, после чего снова инициатива переходит к заказчику. Его право — принять данные рекомендации и реализовать предложенные мероприятия или оставить все без изменений. Обязанность исполнителя в данном случае — донести до заказчика тот факт, что результат логистической оптимизации является отправной точкой автоматизации и во многом определяет функциональность информационной системы и эффективность внедрения.

3.      Проектирование системы автоматизации:

3.1. Анализ работы склада

3.2. Определение логики бизнес-процессов, выполняемых в системе

3.3. Определение параметрических настроек системы

3.4. Постановка задачи для программных настроек системы

3.5. Постановка задачи для интеграции системы с корпоративным модулем

3.6. Подготовка программы испытаний системы

Проектирование системы автоматизации может выполняться как на основе логистической оптимизации, так и автономно. В первом случае входной информацией для определения логики работы системы являются данные, полученные на этапе 2. Во втором случае, прежде чем начинать работу непосредственно с системой, требуется собрать информацию о функционировании склада, необходимую для проектирования. В обоих случаях работа над данными ведется совместными силами сторон: исполнитель запрашивает и обрабатывает, заказчик собирает и предоставляет информацию, а затем утверждает результаты анализа.

Аналогично делятся между сторонами и все остальные задачи по проектированию системы автоматизации. Несмотря на то, что исполнитель выполняет основную часть работы, заказчик должен принимать непосредственное участие в обсуждении и согласовании принимаемых решений. Иногда встречающаяся в практикеAXELOTпозиция «невмешательства» заказчика, который «полностью полагается» на исполнителя и самоустраняется от анализа предлагаемых вариантов, обычно приводит к нежелательным результатам. Никакой опыт исполнителя не заменит знания заказчика своего предприятия, тонкостей его работы, особенностей взаимосвязей с внешней средой. Поэтому для успеха проекта жизненно важно участие заказчика в выработке решений по функционированию системы (а, следовательно, и склада) и глубокое понимание сути решаемых на этом этапе задач. Обычно основная нагрузка по участию в проектировании приходится на логистического администратора системы и/или представителя ИТ-службы, которые при необходимости согласуют принимаемые решения с заинтересованными лицами и/или подразделениями предприятия.

4.      Разработка системы автоматизации:

4.1. Разработка программных настроек системы

4.2. Разработка интеграции системы с корпоративным модулем

4.3. Тестирование работы системы согласно программе испытаний

В процессе проектирования системы может быть определено множество задач разработки, которые затрагивают не только складскую, но и корпоративную систему. Поэтому этот этап выполняется синхронно обеими сторонами. Корпоративная информационная система — это центр управления всем предприятием, в этой связи всю работу с ней должны проводить только специалисты компании заказчика.

Особенно сильно взаимодействие сторон проявляется при разработке интеграции систем. Для того чтобы эффективно реализовать и протестировать результат интеграции обоих модулей, необходимо тесное сотрудничество специалистов, как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Такая схема распределения ответственности относится к тем случаям, когда складская и корпоративная системы располагают собственными информационными базами. В случаях же объединения функциональных модулей в единое информационное пространство возможны различные варианты взаимодействия, в зависимости от степени адаптированности корпоративного модуля, от срока его внедрения (совместно со складским модулем или ранее) и пр.

Тестирование окончательного результата программной разработки складской системы и ее интеграции с корпоративным модулем должно обязательно выполняться совместно силами обеих сторон согласно программе испытаний. Заказчик должен самостоятельно «прощупать» систему. Здесь очень к месту крылатая фраза «Доверяй, но проверяй». Например, в процессе приобретения бытовой техники любого, даже очень известного и надежного производителя, покупателю еще в магазине предоставят возможность убедиться в работоспособности приобретенного товара посредством его подключения к электрической сети. А вот в случае с системой автоматизации заказчики почему-то часто могут относиться недостаточно ответственно к своей обязанности контролировать процесс, проверять и утверждать результат. Исполнитель, безусловно, должен сделать все вовремя и качественно, но ему необходима ответная реакция со стороны заказчика (и это относится к каждому этапу проекта!), уверенность, что процесс движется в правильном направлении и соответствует ожиданиям заказчика. Ответственность за качество продукта несут обе стороны в рамках, определяемых изначальным состоянием программного модуля, внесенными в него в процессе разработки изменениями и результатами совместного тестирования согласно программе испытаний.

5.      Подготовка к запуску системы автоматизации:

5.1. Параметрическая настройка системы автоматизации

5.2. Инвентаризация адресного склада и ввод первичных данных в систему

5.3. Подготовка инструкций для персонала, взаимодействующего с системой

5.4. Обучение персонала

5.5. Подготовка склада

Помимо подготовки программного модуля складской системы к моменту запуска необходимо подготовить и склад, и персонал. Степень ответственности заказчика на этом этапе значительно возрастает, так как необходимо произвести маркировку склада, закупить оборудование, пригласить на работу операторов системы, соответствующих квалификационным требованиям, организовать складской офис, спланировать график работы склада в переходный период, провести инвентаризацию адресного пространства, ввести остатки в систему и т.д. Все это выполняется силами заказчика. Обязанность исполнителя —  своевременно проинформировать заказчика о том, что ему будет необходимо сделать, совместно составить график работ и контролировать его выполнение, оказывая необходимую поддержку. Пока решаются эти задачи, исполнитель занимается параметрической настройкой системы, загрузкой данных, переносимых в складскую систему автоматически, подготовкой рабочих инструкций для операторов и кладовщиков, обучением персонала. Не лишним будет отметить, что от заказчика по-прежнему ожидается контроль результата. Этот этап требует от него уже заметно большего внимания и ресурсов.

6.      Запуск в эксплуатацию:

6.1. Контроль работы персонала

6.2. Контроль работы системы

6.3. Внесение корректирующих изменений

На момент запуска системы в объединенной команде специалистов заказчика и исполнителя необходимо сосредоточить максимум ресурсов. Заказчик должен обеспечить, как минимум, наличие администратора склада, логистического администратора системы и технического администратора системы. Администратор склада возьмет на себя обязанности по взаимодействию со складским персоналом: контроль работы кладовщиков, обработку их претензий и замечаний, объяснение новых принципов работы. Логистический администратор системы обеспечит поддержку операторов, обработку нестандартных ситуаций, принятие решений по донастройке системы. Технический администратор обеспечит работоспособность программно-технического комплекса и внесение дополнительных программных изменений. Со стороны исполнителя должны надежно поддерживаться функции администраторов системы. Дублирования при этом не происходит, так как в первые дни после запуска работы хватает на всех, а на следующем этапе внедрения происходит передача опыта практической работы от специалистов исполнителя к специалистам заказчика и в определенный сторонами момент предприятие переходит к полностью самостоятельной работе.

7.      Завершающий этап:

7.1. Оценка результата автоматизации

7.2. Переход к сопровождению системы

7.3. Составление программы развития системы

Данный этап является совсем небольшим по времени, но очень важным по сути. Во-первых, это совместное подведение итогов проекта, некая «точка» (или «точка с запятой») в процессе автоматизации. Во-вторых, система управления складом является достаточно серьезным функциональным модулем, поэтому заказчику необходимо определиться с тем, каким образом он обеспечит в течение длительного времени эффективную и бесперебойную работу системы. А в-третьих, процесс автоматизации склада может продолжаться, обеспечивая складское хозяйство все более эффективными инструментами учета и управления. И если это так, то, возможно, исполнителя и заказчика ожидает очередной виток совместной творческой работы.


На практике существуют и более сложные схемы проектов автоматизации. Например, один из вариантов — выполнение этапа логистической оптимизации третьей компанией. В этом случае могут появиться заметные трудности в области получения, интерпретации и обработки логистической информации компанией, отвечающей за проект автоматизации складского хозяйства. На этой почве может возникнуть очень много проблем.

Другой нестандартный вариант — параллельное внедрение нескольких программных модулей (в т.ч. и складского) под общим управлением заказчика. В данном случае от заказчика требуется много управленческого мастерства для тщательно продуманной интеграции в рамках одного процесса автоматизации сразу нескольких функциональных проектов.

Главный тезис заключается в том, что разграничение зон ответственности на проекте не должно быть абсолютным. Безусловно, какие-то задачи выполняются только исполнителем, какие-то — только заказчиком, но всегда должны присутствовать взаимный интерес, контроль и поддержка. Именно тогда будет достигнут наиболее эффективный результат автоматизации.

Дарья Любовина, Руководитель проектов AXELOT

Менеджеры AXELOT будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)961-26-09. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.

Наверх