Центр знаний

Применение метода «частичных инвентаризаций» при запуске WMS на работающем складе

Журнал «Складской комплекс», №2, 2008 г.

Завершается проект автоматизации склада, все готово к работе с использованием системы управления. Казалось бы, дело за малым — произвести запуск WMS. Но не следует забывать, что запуск системы в эксплуатацию возможен только при условии, что в нее внесена вся информация о текущих остатках товара на складе. Причем информации о количественных остатках, находящейся в корпоративной системе, для этого недостаточно — необходимы данные о том, где именно какой товар с каким артикулом, сроком годности и прочими характеристиками, подлежащими учету в складской системе, находится на хранении.

При автоматизации склада, находящегося в процессе переезда, WMS на новых площадях начинает свою работу с получением первой партии товара, перевезенного со старого склада. Данные об остатках заносятся в систему шаг за шагом, по мере перевоза товаров: учитывается привезенный товар, далее происходит его автоматическое распределение по местам хранения с последующей фиксацией адресов в WMS. И при проведении ручного размещения сотрудники склада имеют достаточно времени для того, чтобы по факту зафиксировать в системе данные о каждой партии товара.

С точки зрения нового адресного склада, на который завозится товар, проблем никаких. Однако, с точки зрения компании в целом, простота этого варианта кажущаяся. Независимо от того, автоматизируется новый склад или нет, переезд чаще всего предполагает организацию двух параллельных потоков товара, документов, транспорта и/или клиентов, забирающих товар, информации. Один поток продолжает обслуживать старый склад, второй поток — новый. Этого можно избежать в течение некоторого времени, если начать переезд склада с несезонного товара или резервных запасов, на которые не нужно оформлять отдельные заказы из корпоративной системы. Тем не менее, в момент переезда товаров, на которые идет активный спрос, перед отделом логистики будет стоять интересная задача координации одновременной работы двух складов.  

Частичная инвентаризация работающего склада с использованием территориального деления

Всю информацию по товарным остаткам на складе, работающем в нормальном режиме, можно получить путем проведения его инвентаризации. Полная инвентаризация очень часто означает остановку работ, за исключением случаев, в которых персонал готов проводить инвентаризацию в то время, когда склад не работает: ночью, во время выходных и праздничных дней. В большинстве ситуаций ни первый вариант с остановкой работ, ни второй с проведением инвентаризации в нерабочее время (учитывая, что некоторые склады функционируют круглосуточно и без выходных) не представляется предприятию-владельцу склада удачным решением задачи по сбору информации об остатках. Оптимальным выходом из ситуации, по мнению сотрудников AXELOT, является проведение частичных инвентаризаций, которые заключаются в инвентаризации перед запуском системы лишь небольшой части склада с последующей постепенной плановой инвентаризацией остального товара.

Существует два вида частичных инвентаризаций: с применением территориального или товарного деления. Чаще всего для проведения частичных инвентаризаций используется именно территориальное деление. В этих случаях складские площади делятся на зоны, размер которых позволяет без особого ущерба для текущей работы произвести инвентаризацию находящихся на них товаров. Например, каждая зона может представлять собой один проезд склада, обращение к которому и на отбор, и на размещение в течение некоторого времени прекращается. Перед запуском WMS информация обо всех количественных остатках товара из корпоративной системы загружается в специально созданную в системе управления складом ячейку, которую условно можно назвать «Общее хранение». В установленные сроки производится пересчет товара, хранящегося в каждой зоне, данные о нем заносятся в систему в разрезе адресного хранения, ячейки маркируются этикетками и производится запуск WMS. Инвентаризация остальных зон склада производится согласно графику.

После инвентаризации каждой зоны склада переучтенный товар проходит в системе процедуру размещения в ячейки, адреса которых созданы в результате этого этапа инвентаризации. Товар, находящийся в той части склада, инвентаризация которой еще не проведена, без указания адресов сохраняется в ячейке «Общее хранение», ожидая своей очереди на пересчет.

Для безошибочного функционирования по указанной схеме в системе следует произвести настройку работы с товаром таким образом, чтобы при каждой операции размещения или отбора она сначала обращалась к товару в адресной части склада и только при невозможности выполнения операции там переходила бы к ячейке «Общее хранение». Соответствующие инструкции должны быть даны и кладовщикам: при указании в задании на размещение/отбор конкретного адреса требуется выполнять операцию согласно указаниям системы, а при наличии в задании адреса «Общее хранение» следует переходить к зоне склада, где еще не проходила инвентаризация, и работать там с товаром согласно своему опыту (см.Рисунок 1). Для удобства работы кладовщиков следует визуально отделить зоны склада с адресным хранением от тех зон, где адресное хранение пока не введено — например, использовать ограничительные ленты. Также достаточно явным визуальным отличием адресного хранения от общей зоны складирования является наличие маркировки на стеллажах и ячейках той части склада, в которой введено адресное хранение. Места хранения в части склада, не прошедшей инвентаризацию, такой маркировки не имеют.

Таким образом, схема частичной инвентаризации склада с применением территориального деления выглядит так: во всех зонах склада, согласно предварительно составленному графику, поочередно приостанавливаются работы, производится инвентаризация товара, результаты которой вносятся в систему, инвентаризированные ячейки обклеиваются этикетками и включаются в зону адресного хранения. Данные действия будут повторяться до тех пор, пока весь склад не превратится в адресное пространство.

С точки зрения управления проектом автоматизации, должен существовать график инвентаризаций, в котором определено несколько контрольных точек: даты проведения каждого этапа инвентаризации и дата принятия решения о корректности работы системы и перехода компании в режим самостоятельной работы. Процесс проведения частичных инвентаризаций может длиться столь долго, сколько необходимо предприятию для спокойного запуска. Но для обеспечения длительной поддержки подобной технологии запуска компании крайне желательно обеспечить наличие внутренней службы сопровождения складского программного продукта, которая обычно формируется в ходе проекта автоматизации.

Частичная инвентаризация с использованием товарного деления

В случае, когда производится частичная инвентаризация с использованием товарного деления, по отдельности пересчитываются группы товаров. На некоторых складах различные группы товаров хранятся в разных зонах — в такой ситуации инвентаризация ничем не будет отличаться от инвентаризации с использованием территориального деления и проводить ее следует по описанной выше схеме. Если же хранение товаров одной группы не привязано к определенному месту на складе, то здесь при проведении частичной инвентаризации возникает ряд особенностей, связанных с использованием товарного деления.

В первую очередь необходимо обратить внимание на то, что в систему управления складом должны быть перенесены остатки только по товарной группе, с которой решено начать инвентаризацию (рабочая группа), тогда как топологию следует переносить полностью. После того как проведена инвентаризация остатков одной товарной группы, ячейкам, в которых производится их хранение, присвоены адреса, те же процедуры повторяются для товаров следующей группы — и так далее, до момента полной инвентаризации склада.

Для системы те места, где не хранится товар из группы, прошедшей через инвентаризацию, должны оставаться пустыми, хотя фактически они заполнены товарами других групп. Несоответствие между реальным расположением товара на складе и его отображением в системе позволяет проводить только ручное размещение и создает необходимость в выделении специального персонала, который занимался бы исключительно товаром рабочей группы. Усложняется и работа подразделений продаж и закупок: на товар рабочей группы необходимо создавать отдельные документы поставок и отгрузок.  

Несмотря на перечисленные сложности, у частичной инвентаризации с использованием товарного деления есть и преимущества. Во-первых, значительно проще спрогнозировать спрос на конкретную группу товара, чем пытаться определить, к какому из проездов склада в тот или иной промежуток времени может произойти минимальное число обращений. Во-вторых, в случае, если предприятие готово выполнить все условия, способствующие нормальному проведению переучета товарных групп (в частности, выделение специального персонала), то инвентаризация произойдет без излишней спешки, а значит, и с минимумом ошибок.

Использование метода частичной инвентаризации при запуске WMS на работающем складе — оптимальное решение практически для любого предприятия: для сбора информации об остатках не придется останавливать работу склада и изыскивать возможность проведения переучета в нерабочее время. Однако выбор между предложенными способами проведения частичной инвентаризации в каждой ситуации предприятию придется делать самостоятельно, исходя из собственных потребностей и возможностей.

Дарья Любовина, руководитель проектов AXELOT

Менеджеры AXELOT будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)961-26-09. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.

Наверх